HOME
/
KARLOARTICLE
/
Vendor Management System (VMS) : Pengertian, Tujuan, Tips dan Pentingnya Menggunakannya
KARLOARTICLE | 13 Oct 2023
Vendor Management System (VMS) : Pengertian, Tujuan, Tips dan Pentingnya Menggunakannya
Pada era digital saat ini dimana seorang pelaku bisnis komersial banyak sekali mengalami perubahan yang membuat sebuah bisnis menjadi sangat komplek dan haruslah mengikuti perkembangan zaman dan harus beradaptasi dari teknologi. Salah dampaknya yaitu berubahnya keadaan dari penyedia barang/jasa berkolaborasi menjadi rekan atau pun vendor, tak hanya itu juga dapat menjadi penyedia sumber daya. Menjadikan penyedia barang atau jasa menjadi partner bisnis akan mendapatkan keuntungan banyak bagi bisnis tersebut.
Maka dari itu, Anda membutuhkan aplikasi atau sistem yang dapat membantu mengelolanya dengan memanfaatkan vendor itu sendiri berisi tentang perhitungan, penanggulangan resiko dan juga manajemen relasinya. Sistem atau aplikasinya yaitu Vendor management system. Dengan vendor dapat menyediakan semua jenis barang/jasa bagi perusahaan tersebut. Produsen, pemasok atau siapapun yang terlibat kebutuhan yang tidak dapat disediakan oleh perusahaan maupun pekerjanya dapat dikategorikan sebagai rekan atau vendor.
Apa sih itu Vendor Management System ?
Ketika menjalankan bisnis dalam kategori supply chain dari segala hal baik dalam proses ataupun lainnya yang perlu dipersiapkan yaitu Vendornya. Vendor management system merupakan sistem atau pun perangkat lunak yang dapat membantu bisnis Anda dalam menangani masalah seperti pengadaan barang atau jasa produk.
Prosesnya awalnya yaitu pendaftaran oleh vendor, data pembaharuan data rekanan, sampai verifikasi vendor. Bila menggunakan sistem ini perusahaan mendapatkan banyak manfaat seperti mempercepat alur prosesnya, dokumentasi, persetujuan dan pengadaan barang. Dalam satu aplikasi atau sistem ini dapat memudahkan dalam mengintegrasi informasi, produk, layanan vendor dan mempercepat laju proses evaluasi pengadaan barang atau jasa.
Tujuan dari Menggunakan Vendor ?
VMS atau bisa disebut vendor management system ini memiliki tujuan yaitu mendapatkan informasi agar lebih transparan terhadap pengadaan barang maupun jasa pada perusahaan tersebut. Salah satu contoh masalah yang dialami yaitu maverick cost. Dengan sistem ini masalah tersebut dapat diminimalisir karena aplikasi ini memiliki keterbukaan informasi terkait pemasukan maupun pengeluaran perusahaan yang lebih transparansi agar proses transformasi berjalan lebih lancar
Tujuan utama menggunakan vendor management system yaitu untuk mengumpulkan, menyelaraskan dan juga mengorganisir data-data yang berhubungan dengan pemasok agar menjalin mitra yang baik dengan pemasok. Vendor management system memiliki keuntungan lain yaitu mengurangi risiko atas masalah yang dapat ditimbulkan dan juga dapat mengerahkan kegiatan pengadaan lebih efektif dan efisien serta agar menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
Contoh Keuntungan Utama dari Implementasi Vendor Management.
- Dapat memastikan kinerja vendor agar sesuai dengan yang diharapkan
- Dapat mengurangi resiko dan meningkatkan ketahanan pemasok jika ada masalah
- Dapat mengarahkan pengadaan barang/jasa dari ingin menghemat menjadi menghasilkan keuntungan.
- Dapat menjalin hubungan yang baik dengan vendor
- Dapat meningkatkan pendapatan dari vendor, kerja yang menguntungkan antara biaya kualitas dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan.
Tips Bagaimana Menerapkan Vendor Management System
Transparansi Informasi
Utamakan keterbukaan terhadap informasi terhadap pemasok ataupun rekanan dan pengeluaran perusahaan yang harus transparan agar proses transportasi berjalan dengan lancar. Peningkatan supply chain berkemungkinan terjadi dan bisa dapat selaras yang dapat mencegah terjadi resiko seperti bullwhip effect. Semua aliran barang dan juga informasi agar dapat diprediksi dengan baik dan tingkat akurasi tinggi.
Bangunlah Relasi untuk jangka panjang
Salah satu prinsip dengan menggunakan vendor management yaitu untuk membangun hubungan jangka panjang antara penjual produk/jasa maupun pembeli barang atau jasa. Dengan membangun hubungan untuk jangka panjang ini memiliki tujuan agar menjaga kualitas dari barang/jasa untuk bisnis yang ditawarkan.
Kolaborasi dengan vendor
Kolaborasi ini dinyatakan berhasil jika hubungan antara pembeli dan penjual menjadi sukses. Sudah banyak perusahaan zaman sekarang sudah berkolaborasi dengan vendor-vendor terbaik guna untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Kolaborasi yang baik akan menghasil keuntungan bagi dua belah pihak. Manfaat lainnya yaitu perusahaan juga dapat menghemat biaya sesuai standar perusahaan
Manajemen resiko
Management resiko ini berguna untuk mengidentifikasi proses penilaian dan mencegah resiko pada supply chain pada perusahaan. Setiap pengadaan yang baik akan selalu memiliki standarnya masing-masing guna untuk memantau pemasokan atau vendor
Segmentasi Vendor
Keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem ini dapat dipengaruhi dengan pembagian yang tepat dalam daftar pemasok. Contohnya adalah jika perusahaan dapat mengkategorikan matrik kraljic guna mengelompokan kelompok dengan mempertimbangkan manfaat dan risiko perusahaan.
Apakah Vendor Management itu Penting bagi Bisnis
Vendor management system sangat penting bagi sebuah bisnis karena sistem/aplikasi ini dapat diintegrasikan informasi yang transparan terkait pengadaan perusahaan. Sistem ini memiliki manfaat yaitu mengidentifikasi penilaian dan mencegah risiko pada proses pengadaan barang/jasa.
Selain itu juga, bila terjalinnya hubungan baik antara vendor dan perusahaan maka mereka pastinya mendapatkan hasil dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Dengan mengimplementasikan sistem ini pada bisnis Anda maka bukan hanya sebatas perusahaan mendapatkan keuntungan dengan harga murah dari pemasok, selain itu juga mempertimbangkan nilai produk dan kualitasnya.
Dengan perusahan mengimplementasikan yang tepat maka perusahaan mendapatkan keuntungan dengan ada calon customer yang luas. Sehingga perusahaan Anda dapat memilih vendor yang tepat dan sesuai kebutuhan bisnisnya. Itu juga dapat mengefisiensikan pengeluaran perusahaan. Dengan aplikasi ini akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.
Kesimpulan
Secara singkatnya, vendor management system merupakan software yang dapat membantu bisnis Anda, untuk menangani proses seperti barang dan jasa. Ketika mengimplementasikan sistem ini sesuai kebutuhan bisnis Anda maka akan memberikan banyak manfaat keuntungan yang berlimpah. Masih banyak manfaat lainnya seperti mempercepat proses, dokumentasi, produk dan juga layanan, serta mempercepat laju proses evaluasi pengadaan barang dan jasa. Karlo.id hadir untuk mempermudah bisnis Anda dalam melalui fitur-fitur yang bermanfaat. Sistem ini akan membantu semua serba otomatis, dan dapat meningkatkan efisiensi bisnis serta memaksimalkan keuntungan Anda. Tunggu apalagi ? Semua di Karlo aja.
