Karlo Logo

HOME

/

KARLOARTICLE

/

Surat Jalan : Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi dan Beserta Contohnya

newsimg
KARLOARTICLE | 23 Oct 2023

Surat Jalan : Pengertian, Jenis-jenis, Fungsi dan Beserta Contohnya



Pada dunia logistik pengiriman barang, peraturan pengiriman barang harus di taati peraturannya. salah satu peraturannya yaitu surat pengiriman barang, surat ini merupakan dokumen dari pelaku usaha kepada konsumen yang sudah mencantumkan semua jenis barang termasuk dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini dapat terlampir dalam berbagai bentuk formatnya menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Bagaimanapun juga, surat jalan memiliki format tertentu dan mempunyai informasi terperinci. Dokumen ini dapat membantu penerima untuk memeriksakan barangnya yang telah dikirim dan memungkinkan customer memeriksa barang yang hilang.

Surat jalan itu apa?

Surat jalan merupakan dokumen sangat penting yang berisi semua barang-barang termasuk pengiriman atau pun juga nota pengiriman/ tanda terima barang. Dokumen ini terlampirkan dalam dalam pengiriman dan harus mencantumkan jumlah dalam pengiriman barang, tetapi tidak termasuk harganya dicantumkan. Bukti tersebut kemudian dikembalikan lagi ke penjual sebagai bukti pengirimannya. Dokumen ini sangatlah berguna dikarenakan pemasok atau supplier dapat memastikan bahwa berjalan sesuai pengirimannya. Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumennya ini berfungsi sebagai bentuk bukti bahwa semua barang telah diterima. Perusahaan sangat membutuhkan manajemen seluruh dokumennya dengan baik.

Jenis-jenis Surat Jalan

  • Surat Jalan pengiriman barang
Surat jenis ini memiliki tujuannya adalah suatu rincian informasi barang yang sudah tertera sesuai dengan pesanannya, format yang digunakan dalam penulisannya khusus yaitu transaksi jual beli. Pada perusahaan biasanya membutuhkannya sebagai arsip dokumen.
  • Surat jalan penjualan barang Dibagi 2 Jenis;
Penjualan Barang Kredit
Surat jalan ini memiliki tujuannya adalah untuk transaksi jual beli dengan menggunakan pembayaran kredit. Pembuatan surat ini berdasarkan surat order atau pun pemesanan dengan tujuan sebagai bukti pengeluaran barang tersebut. dalam khususnya nilai barang tidak mengalami perubahan dan harus bersifat mutlak, karena menyesuaikan dengan kuantitas yang telah ditulis dalam surat pemesannya.
Penjualan Barang Tunai
Surat jalan ini memiliki tujuan adalah untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang perusahan lakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.
  • Surat jalan retur pembelian
Surat ini dibuat berdasarkan adanya transaksi pada retur pembelian atau pengembalian barang yang sudah terbeli oleh pelanggan, surat ini dibuat oleh bagian pembelian barang. nilai kuantitas barang tidak dapat diubah-ubah, karena sudah mengikuti nilai kuantiti yang tertera pada dalam retur pembelian.
  • Surat jalan Dinas
Surat ini dibuat untuk digunakan oleh pihak yang memiliki kepentingan keperluan kedinasan sebagai contohnya seperti surat jalan tugas dinas, perizinan dan lain-lain. Surat ini dibuat secara resmi dengan memiliki format dan bahasa penulisannya yang baku, serta harus jelas identitas nama penulis dan si penerima suratnya.
  • Surat jalan Drop kanvaser
Surat ini dibuat guna berfungsi untuk melakukan pada saat transfer dari gudang ke kanvaser, nilai dari kuantitasnya perusahaan ditentukan oleh bagian gudang yang berdasarkan kebijakan setiap peraturan perusahaan tentang persediaan kanvaser setiap kali melakukan operasional.
  • Surat jalan titipan barang.
Surat ini dibuat digunakan pada saat adanya aktivitas penitipan barang yang terjadi. agar aktifitas ini berjalan dengan baik, maka diperlukannya surat jalan penitipan barang. Pada biasanya, pihak manajemen yang berwenang sebagai staff bagian pergunakan yang membuat dokumen ini.

Apa Sih Fungsi dari surat jalan

Dalam pengiriman barang di indonesia, Dokumen ini sangatlah berguna sebagai dokumen yang memastikan legalitas dari suatu barang kiriman dalam jumlah banyak. Dibawah ini beberapa fungsinya;
  • Sebagai Dokumen resmi Perusahaan jasa ekspedisi
Fungsinya yaitu sebagai dokumen resmi untuk mempermudahkan ekspedisi pada birokrasi di wilayah tertentu, sebagai contohnya pengecekan oleh petugas keamanan dan polisi.
  • Sebagai bukti pengiriman valid
Bukan hanya sebagai dokumen resmi saja, tetapi berguna sebagai dokumen yang telah disahkan oleh pihak ketiga/vendor dan shipper bahwa barang sudah dibawa ke dalam truk dan selesai dikirim sampai ke tujuan.
  • Sebagai Surat keterangan
Dokumen ini berguna sebagai informasi atau keterangan secara rinci dan jelas terhadap barang yang akan dikirim perusahaan. Berisi detail informasi barang yang akan dikirim oleh shipper. Detail seperti nama barang, jumlah barang dan juga harganya.

Contoh Penjelasan Singkat dan Format Surat Jalannya

Dokumen ini memiliki tujuan untuk memberitahukan informasi penting seputar kegiatan pengiriman barang oleh perusahaan jasa ekspedisi atau logistik.
  1. Nama alamat lengkap dari perusahaan pengirim
  2. pembuatan dan penerbitan nomor surat dari vendor terkait
  3. Tanggal pengiriman
  4. Nama, no telepon dan tak lupa alamat lengkap dari pihak penerima sebagai tujuan pengirim
  5. Semua rinsian barang kiriman meliputi nama barang, jenisnya, kode barang, berat barang, jumlah barang, harga barang dan keterangannya.
  6. Tanda tangan dari pihak pengirim maupun penerima barang
  7. Stempel dari vendor
Contoh surat jalan


Biasanya satu buah dokumen pengiriman barang terdri dari 3 sampai 4 lembar yang berwarna putih, merah, kuning dan juga hijau.

Pada lembar pertama yang berwarna putih ini sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli barang dan biasanya pada akhir bulan akan digunakan sebagai penagihan kepada pembeli barang

Pada lembar kedua yang berwarna merah sebagai tanda bukti pemesan atau customer barang

Pada lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat yang berwarna hijau digunakan sebagai arsip perusahaan yang dipegang oleh karyawan maupun bossnya.

Kesimpulan

Surat jalan merupakan dokumen resmi yang sangat berguna untuk perusahaan yang bergerak dibidang logistik. pembuatan surat ini termasuk bagian untuk menciptakan pengelolaan dan manajemen logistik yang baik.
top