HOME
/
KARLOARTICLE
/
SOLUSI TMS KARLO untuk Otomasi Invoice
KARLOARTICLE | 11 Dec 2023
SOLUSI TMS KARLO untuk Otomasi Invoice
Meet Our Client
Klien kami adalah pelaku utama di industri layanan logistik, menyediakan berbagai layanan seperti transportasi, bongkar muat, dan manajemen gudang. Meskipun baru berdiri sejak tahun 2018, klien kami telah berhasil menempatkan diri sebagai perusahaan logistik Third-Party Logistics (3PL) yang terkemuka. Dengan operasional yang dinamis, klien kami mampu memberangkatkan 200-250 truk setiap hari untuk memenuhi kebutuhan pelanggan mereka. Keunggulan ini tidak hanya didukung oleh armada truk yang berasal dari kepemilikan perusahaan, tetapi juga melibatkan kerja sama dengan ratusan vendor terpercaya. Keberagaman sumber daya ini memberikan klien kami fleksibilitas dalam menangani berbagai kebutuhan logistik dan volume pengiriman.
Challenge
Dengan sejumlah besar armada yang dimiliki oleh klien kami dan tingginya volume pengiriman yang harus diatasi, proses administrasi menjadi sebuah tantangan. Lebih dari 10 orang diperlukan untuk melakukan pencatatan administratif, termasuk penginputan surat jalan dan pembuatan invoice. Sayangnya, hal ini mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga, karena karyawan kantor harus melakukan tugas administrasi secara manual setiap kali barang diantarkan. Proses manual dalam pembuatan surat jalan dan invoice menyebabkan ketidakefisienan dalam operasional harian klien kami. Setiap pengiriman membutuhkan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan karena adanya keterlibatan banyak karyawan dalam administrasi. Hal ini tidak hanya memberikan tekanan tambahan pada tim kantor, tetapi juga menghambat potensi peningkatan efisiensi dan produktivitas.
Solusi:
Dengan mengadopsi sistem integrasi digital, mereka bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data. Melalui integrasi data kontrak dan Delivery Order (DO) ke dalam sistem Karlo, perusahaan klien dapat merasakan manfaat langsung dengan terciptanya surat jalan online dan invoice secara otomatis. Proses ini menghilangkan kebutuhan untuk melakukan input data secara manual, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat alur kerja secara signifikan. Dengan begitu, admin perusahaan hanya perlu melakukan pengecekan dan pencocokan data pada surat jalan online yang dihasilkan oleh sistem dengan invoice yang sudah siap untuk dicetak.
Result:
Klien kami mempunyai keuntungan setelah menerapkan solusi dari Karlo. Keunggulan yang paling mencolok adalah kemampuan untuk mengurangi durasi proses pembuatan surat jalan. Sebelumnya, proses ini memakan waktu lebih dari 4 hari karena dilakukan secara manual. Namun, setelah beralih ke sistem otomatisasi, klien kami kini mampu menyelesaikan proses ini hanya dalam 1 hari. Kecepatan ini bukan hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan dampak positif pada responsivitas terhadap kebutuhan pelanggan. Klien kami dapat dengan cepat menanggapi permintaan pengiriman, memberikan layanan yang lebih cepat, dan memastikan kepuasan pelanggan. Selain itu, implementasi solusi dari Karlo juga mengakibatkan efisiensi karyawan admin yang dibutuhkan. Jika sebelumnya diperlukan 10 orang untuk melakukan tugas administratif, kini hanya memerlukan 3 orang saja. Solusi Karlo telah membawa transformasi positif dalam administrasi dan pengelolaan dokumen perusahaan mereka.
